Ce trebuie să fac pentru GDPR cu fișele și datele proprietarilor?
Datele animalului nu sunt date personale. Datele proprietarului sunt. Numele, telefonul, adresa și e-mailul legate de o fișă intră sub Regulamentul (UE) 2016/679. Cabinetul este operatorul și răspunde pentru ele.
Răspuns scurt
- Tratează numele, telefonul, adresa și e-mailul proprietarului ca date personale.
- Informează proprietarul despre prelucrare (art. 13 GDPR) printr-o notă scurtă la primire sau pe site.
- Colectează doar ce ai nevoie și limitează accesul pe rol (art. 5 și 32 GDPR).
- Semnează cu furnizorul de software un acord de prelucrare (art. 28 GDPR).
- O încălcare a securității se notifică autorității de protecție a datelor, ANSPDCP, în 72 de ore, când există risc (art. 33 GDPR).
Ce spune GDPR (pe scurt)
- Art. 5: colectezi puține date, doar pentru un scop, și le păstrezi cât e necesar.
- Art. 13 și 15: proprietarul are dreptul să fie informat și să ceară o copie a datelor lui.
- Art. 28: furnizorul de software este persoană împuternicită și lucrează pe baza unui acord scris.
- Art. 32 și 33: măsuri de securitate adecvate și notificarea încălcărilor.
- Termenele de păstrare ale fișelor medicale veterinare se iau din reglementările profesiei, nu din GDPR. Le verifici la Colegiul Medicilor Veterinari.
Exemple practice
- Un proprietar cere ce date ai despre el. Aduni din fișă datele de contact și lista animalelor lui.
- O asistentă nouă primește acces. Îi dai doar rolul de care are nevoie și notezi data accesului.
- Un laptop de la recepție se pierde. Dacă datele nu erau criptate, evaluezi riscul și decizi dacă notifici ANSPDCP.
Greșeli frecvente
- Registrul pe hârtie stă pe tejghea, vizibil clienților.
- Toată echipa folosește același cont și aceeași parolă.
- Nu există acord cu furnizorul de software.
Cum te ajută 4softvet
- Datele proprietarilor stau într-un singur loc, legate de fișa animalului, nu în caiete și fișiere împrăștiate.
- Poți găsi rapid toate datele unui proprietar când ți le cere.
- GDPR rămâne obligația cabinetului: software-ul nu înlocuiește nota de informare, acordul de prelucrare sau evaluarea riscurilor.